Как подготовить стратегическую сессию для компании? Где найти и как выбрать фасилитатора? А может, сэкономить бюджет и назначить модератором сотрудника?
Все эти вопросы становятся головной болью HR-специалистов в ноябре-декабре каждого года.
Радует, что вопросов «А зачем вообще нам нужна эта стратсессия?» становится все меньше. Все продвинутые компании понимают, что командное обсуждение планов максимально вовлекает сотрудников и мотивирует их эти планы потом реализовывать. Но вопросы как это сделать лучше остаются, поэтому начнем по порядку.
Вопрос 1: проводим своими силами или привлекаем внешнего модератора?
Как правило, руководители компаний, которые решили проводить стратсессию, уже являются проактивными лидерами, состоящими в различных бизнес-сообществах. Они посещают конференции, читают бизнес-литературу, а возможно даже имеют степень MBA. Поэтому вполне логично эти руководители решают провести стратсессию сами либо назначить модератором кого-то из команды. Но это решение таит в себе массу рисков. Сотрудники не будут открыто и честно обсуждать проблемы бизнеса под пристальным взглядом начальника или его зама, сам начальник в роли модератора не будет сосредоточен на процессе и методологии сессии, а про свежий взгляд на бизнес-решения можно только мечтать.
Единственный оптимальный вариант – когда внутри большой компании провести сессию для одного подразделения зовут модератором подготовленного специалиста из другого подразделения. Либо –о чудо! – в компании есть внутренний бизнес-тренер, прошедший обучение на фасилитатора.
Вопрос 2: где найти модератора сессии и как выбрать?
Найти не так сложно, есть профессиональные сообщества тренеров, модераторов и фасилитаторов, есть выпускники обучающих курсов, есть сайты с визитками экспертов. Сложность здесь другая – как выбрать того фасилитатора, который поможет именно вам?
— Да – запрашивать резюме, портфолио и отзывы, где обучался фасилитатор и как давно ведет стратсессии.
— Нет – запрашивать финансовые показатели тех компаний, с которыми работал модератор. Как правило, эта информация NDA (не разглашается). Здесь фасилитатор как врач, он не должен рассказывать ситуацию в одной компании всем остальным.
— Нет – покупаться на раскрученные соцсети фасилитатора. Как правило, востребованным экспертам в сезон совершенно некогда вести соцсети, а если они все же активно наполняются, то либо фасилитатор не так уж занят, либо за него работает смм-команда, что отразится на стоимости проведения стратсессии.
— Нет – запрашивать при первом же контакте программу стратсессии для вашей компании. Опытные фасилитаторы должны сначала провести диагностику, прежде чем подобрать нужные методики и составить сценарий сессии.
— Да – созвониться и пообщаться с потенциальным кандидатом, обсудить с ним план подготовки, убедиться, что его философия и ценности совпадают с корпоративной культурой компании.
— Да – хорошо, если фасилитатор понимает специфику вашего бизнеса, но это не главное. Главное – владение инструментами фасилитации, системное мышление и эмпатия к участникам дискуссии.
Вопрос 3: как подготовиться к стратсессии?
Первое. Определить главную цель сессии. Какой именно план мы хотим получить на выходе? Какую задачу решить? Нужен ли элемент командообразования, или в командных коммуникациях все отлично?
Сложно, когда к этим целям добавляют еще «Я хочу посмотреть на сотрудников, кто на что способен». Тогда это скрытая замена ассессменту, сотрудники это почувствуют и будут бояться открыто говорить. И уж точно результатом стратсессии не должно стать чье-то увольнение. Тогда доверие к такого рода мероприятиям у сотрудников будет подорвано надолго.
Классно, когда руководитель говорит: «Хочу, чтобы мои сотрудники поднялись над ситуацией и научились стратегически мыслить». Это то, к чему можно и нужно стремиться.
Второе. Определить состав участников, дату и локацию. И тут нет ничего неважного. Состав участников ровно тот, который необходим для достижения ваших целей. Если это группа больше 15-20 человек, то понадобится команда фасилитаторов, но для крупных компаний других вариантов нет. Позвали или не позвали тебя на стратсессию – серьезный фактор мотивации и вовлеченности. Не позовешь какую-то волшебницу на бал – заколдует замок на сто лет вперед.
Дата: сотрудникам хотелось бы в будние дни, руководителям в выходные. С учетом того, что традиционная сессия длится 2 дня, надо искать золотую середину. Нет ничего хуже уставших сотрудников, обсуждающих планы на великое будущее компании до позднего вечера воскресенья.
Локация: все же лучше проводить сессию не в рабочих стенах, а в светлом, просторном и хорошо проветриваемом помещении с двигающимися стульями и флипчатом. Иначе на мероприятии будет во всех смыслах душновато. Кстати, мало кто знает о возможностях бесплатных помещений в центрах «Мой бизнес».
Третье. Определиться совместно с фасилитатором с программой. Для этого фасилитатор проводит диагностические интервью, на которых нужно честно отвечать на вопросы о состоянии дел. Можно перед этим, конечно, подписать договор о неразглашении. Залог успеха – в хорошей подготовке к сессии, и на этапе «до того как» модератор уже может (и если честно, должен) предложить участникам выполнить какие-то домашние задания: провести анализ конкурентов, CustDev или составить карту эмпатии клиента.
Сам процесс стратегирования должен включать и аналитическую часть, и проектную. И та, и другая будет содержать определенные инструменты. Например, анализ бизнес-модели по Остервальдеру и проектирование по системе сбалансированных показателей.
Главное — не ставить невыполнимых задач фасилитатору. Например, в моей практике случалось «проведите форсайт за полтора часа» и «мы хотим стратегию голубого океана, но не хотим анализировать конкурентов».
Но написать хороший сценарий сессии – мало, надо еще вдохновить/мотивировать/вовлечь команду в планы по захвату Парижа. Поэтому совершенно нормально, если модератор включит какие-то арт-методики в программу. Главное, чтобы только ими все не ограничивалось.
И вот, когда вы уже все провели, обсудили и зафиксировали договоренности – самое интересное только начинается. Рождение стратегического плана – как рождение ребенка. Ты несколько месяцев готовился, несколько часов старался рожал и хочется отдохнуть, но нет. Рожденная стратегия нуждается в том, чтобы ее ввести в ежедневные планы, распределить обязанности, ежемесячно или хотя бы ежеквартально отслеживать выполнение показателей. И тогда в конце следующего года на ретро-сессии команда сможет гордиться собой и с радостью строить новые планы.
Автор Виктория Литвинова